¿Has oído hablar del método Kanban? ¿Te vendría bien un poco más de organización? Con un tablero, unos post-it y tu motivación puedes impulsar el orden y la productividad tanto en tu propio hogar como en tu lugar de trabajo.
¿En qué puede ayudarme el uso de Kanban?
- Evita la sobrecarga de trabajo, lo que reduce el estrés y aumenta la productividad.
- Proporciona una exposición clara de los plazos.
- Muestra lo bien que cada persona maneja su carga de trabajo, lo que permite ver qué trabajadores destacan en comparación con los que quedan retrasados.
El sistema Kanban te ayuda a organizar el flujo de un proceso. Con Kanban mejorarás la productividad, estarás al tanto de las tareas y no dejarás que nada caiga fuera del radar al producir y crear valor para tus clientes.
Divide las tareas en tres categorías: para hacer, haciendo y hecho. Luego, genera nuevas ideas, asígnales una prioridad y una persona concreta.
La mayor ventaja de Kanban…
Uno de los aspectos más valiosos de este método es su diversidad, ya que puede adaptarse a casi cualquier industria: desde el comercio minorista hasta la fabricación, e incluso la organización familiar de proyectos o las tareas del hogar.
Kanban hace visible el progreso
Permite la gestión visual de proyectos, que ha demostrado ser una forma de planificación eficaz y una herramienta de comunicación.
Proporciona información clara de cómo está funcionando el proceso general, de modo que se pueden hacer ajustes para mejorar el rendimiento del sistema.
Informa sobre cómo lo está haciendo cada uno en relación con las expectativas – qué se está terminando a tiempo, y qué está quedándose atrás.
Al igual que un atleta, una compañía busca formas de hacer sus procesos visibles para poder evaluar la seguridad, la velocidad y la calidad – y luego alinear a la gente en torno a los objetivos acordados, para hacer los ajustes necesarios, en tiempo real, y pasar a un mayor nivel de rendimiento.
Kanban personalizado /Dennis Hamilton, Flickr
Múltiples posibilidades de personalización
Una de las mejores cosas acerca del uso del sistema Kanban es que es muy personalizable. Cuanto más experimentes, mejor entenderás cuál es la forma más adecuada de optimizar tus procesos.
¿A qué hace referencia Kanban – a una tarjeta, un tablón, un sistema o un método?
A todas ellas sería la respuesta corta. En esencia, Kanban es una técnica para la gestión visual de proyectos.
La palabra ‘kanban’ significa tanto ‘tarjeta señalizadora’ (del hiragana, lenguaje japonés) como ‘gran tablero visual’ (del kanji, lenguaje chino).
Taiichi Ohno, antiguo vicepresidente de Toyota, popularizó el concepto Kanban, también conocido como sistema de tarjetas. Este ingeniero industrial, inspirado por cómo los supermercados aprovisionan sus expositores, promocionó la idea de la fabricación ‘justo a tiempo’ (Just-in-Time) mediante el uso de tarjetas Kanban, que servían de señal entre dos procesos dependientes para facilitar, en el momento preciso y con suavidad, el flujo de partes entre ellos.
¿Qué caracteriza a un sistema Kanban?
Dos rasgos fundamentales:
- La visualización de los elementos de trabajo – que usan tarjetas señalizadoras, o algún otro medio.
- Un sistema basado en peticiones de trabajo, donde el trabajo es demandado por el proceso siguiente, sobre la base de la capacidad disponible, en lugar de empujado por el proceso anterior.
¿Qué es una tabla Kanban?
Una tabla Kanban sirve para visualizar los elementos del sistema y facilitar al equipo el control y la administración del flujo de trabajo.
Ejemplo de tabla de Kanban donde demasiadas cosas están «en progreso» (in Progress). /Wikimedia
¿Y qué es el método Kanban?
El método Kanban es la versión más potente del concepto. Mediante tableros Kanban, este método ayuda a los equipos a implementar sistemas de gestión basados en peticiones de trabajo, al tiempo que busca crear cambios evolutivos que lo agilicen.
El término método Kanban, acuñado y popularizado por David J Anderson, es un método de gestión para mejorar la prestación de servicios. En otras palabras, no va a reemplazar procesos existentes, sino de facilitar su evolución para que estén mejor ajustados a su finalidad.
Las seis prácticas fundamentales señaladas en el método Kanban incluyen:
- Visualizar el trabajo
- Limitar el trabajo en curso
- Medir y gestionar el flujo
- Hacer explícitas las políticas de proceso
- Implementar circuitos de retroalimentación
- Mejorar la colaboración, evolucionar de forma experimental
Los valores Kanban
Entender los valores fundamentales Kanban no sólo ayuda a implementarlo mejor en cualquier organización, también ayuda a pensar sobre el cambio, el trabajo en equipo, la eficacia y la creación de valor en lo que producimos para nuestros clientes.
Comprensión. Empezar por los procesos actuales. Apreciar cómo funcionan actualmente antes de alterarlos. A mayor comprensión, mayor probabilidad de éxito ante los cambios.
Equilibrio. Al no permitir que se inicie trabajo nuevo estás ayudando a mantener un flujo equilibrado, así tanto tu equipo como el cliente estarán contentos. Podrás tomar medidas para mejorar el proceso en sí o permitir que se haga más trabajo.
Fluir. El esfuerzo por conseguir ciertos resultados de forma reiterada, predecible y suave, lo que permite gestionar los impedimentos y las problemáticas que vayan surgiendo por el camino.
Enfoque en el cliente. No basta establecer una política que permita la realización de tareas a tiempo, también deben producir la máxima satisfacción del cliente. No se trata de hacer por hacer, si no entrega valor al cliente, habrá sido una pérdida de tiempo y recursos.
Acuerdo. Es fácil ver los mismos problemas en el flujo de trabajo, pero los equipos discrepan sobre qué cambios serían necesarios para aliviarlos.
Respeto. Supone considerar los roles y responsabilidades actuales en la organización. Al honrar la forma actual de trabajar de un equipo dado, tendrás más probabilidades de obtener su cooperación para nuevas aproximaciones.
Colaboración. Trabajar juntos y buscar más allá de nuestro equipo interno para encontrar conjuntamente soluciones y hacer planes para mejoras organizacionales y de procesos.
Liderazgo. Impulsar y apoyar el liderazgo y la iniciativa en todos los niveles de la organización.
Transparencia. Permite la visualización del proceso, la introducción de políticas explícitas y la creación de bucles de retroalimentación. Kanban da a los equipos transparencia en algunos aspectos: visibilidad del trabajo; actualización, comprensión y apreciación de los procesos involucrados en la toma de decisiones, y facilita la identificación de oportunidades de cambio.
¿Cómo funciona Kanban?
Kanban paso a paso /Giulio Roggero, Slideshare
Kanban tiene sólo tres reglas:
- Visualizar el flujo de trabajo
- Limitar el trabajo en proceso (WIP)
- Medir y mejorar el flujo
Desafíos
«El mayor problema con Kanban es que está diseñado para un mundo donde las cosas pasan por la línea una vez (por ejemplo, un fabricante de automóviles). En el software, esto casi nunca es el caso». -Rob Williams
Kanban ofrece muy poca estructura. Es más bien una técnica que una metodología. Sin un poco de disciplina, los nuevos equipos van a la deriva.
Otra de las críticas de Kanban es que es demasiado lineal. Kanban se recomienda para trabajos de mantenimiento o procesos recurrentes en lugar del desarrollo de nuevas características.
Ya sea para tus proyectos personales o para tu empresa, ¡anímate a personalizar e implementar a tu manera única un tablero Kanban!
(NOTA: ¿Quieres multiplicar tus ingresos y gestionar mejor tu tiempo? Progresa hacia tus metas más rápida y fácilmente que nunca con esta estrategia)
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